Con uno specifico accordo sottoscritto il 10 settembre 2021 tra OCSE, organismo incaricato dalla Commissione Europea (DG GROW), ed ITACA – Istituto per l’innovazione e trasparenza degli appalti e i Soggetti Aggregatori regionali è stato per la prima volta sperimentato in Italia il sistema delle competenze europee per i buyer pubblici previsto da ProcurCompEU.
Sulla base di una indagine conoscitiva svolta nei confronti del personale delle centrali di committenza regionali, è stata individuata la matrice delle competenze dei buyer pubblici in un’ottica di definizione della qualificazione delle stazioni appaltanti, in coerenza con la strategia professionalizzante adottata il 3 dicembre 2021 dalla Cabina di Regia ex art.212 del Dlgs 50/1.
La sperimentazione realizzata ha perseguito tre obiettivi:
- raccogliere una visione completa delle capacità e delle competenze all’interno degli enti di approvvigionamento più specializzati in Italia;
- utilizzare i risultati di ProcurCompEU per adattare al meglio l’offerta formativa per i soggetti aggregatori regionali;
- l’utilizzo di ProcurCompEU in un contesto pilota potrà portare ad un uso più diffuso dello strumento a livello nazionale, come indicato nella Strategia nazionale di professionalizzazione degli appalti;
- l’iniziativa è stata individuata quale best practice da promuovere a cura di OCSE nei 25 stati membri della UE.
Risultati
Sulla base dei risultati dell’indagine pilota svolta con l’ausilio il supporto e la disponibilità dei Soggetti Aggregatori Regionali, è stato possibile trarre una serie di indicazioni concrete per rafforzare la professionalizzazione del personale pubblico operante nel settore public procurement italiano.
Percorsi di formazione dedicati per gli specialisti degli acquisti e i funzionari di supporto agli acquisti
La sperimentazione di ProcurComp al contesto italiano ha evidenziato che si dovrebbero sviluppare dei percorsi di formazione specifici principalmente per due categorie di personale: ”specialista in appalti” e “funzionario di supporto agli appalti”.
La necessità di percorsi formativi mirati deriva da due fattori principali:
a) questi due gruppi professionali mostrano differenze significative nel livello di abilità registrato per un ampio numero di competenze;
b) le competenze da rafforzare sono verosimilmente molto diverse tra queste categorie di personale.
Formazione mirata sugli appalti pubblici strategici
Uno dei principali risultati dell’esercizio pilota di ProcurCompEU ha messo in evidenza che le competenze in materia di appalti pubblici strategici sono poco sviluppate.
Questo dato comprende sia gli appalti innovativi, cioè una pratica di appalto avanzata che viene tipicamente applicata per risolvere un particolare fabbisogno, sia gli appalti sostenibili, che comprendono gli appalti pubblici verdi, cioè una pratica ben radicata nel quadro giuridico italiano.
È auspicabile che si compiano sforzi significativi per rafforzare queste competenze, in particolare alla luce dei progetti di investimento provenienti del PNRR. Infatti, è probabile che le priorità verdi e di innovazione saranno attuate attraverso strategie di procurement. Pertanto, una formazione dedicata agli appalti strategici consentirebbe ai funzionari addetti di essere in grado di svolgere questo compito al meglio.
Analisi di mercato e coinvolgimento del mercato
Irisultati della sperimentazione suggeriscono che un certo numero di competenze relative agli acquisti deve essere rafforzato. In particolare, la competenza riguardo l’analisi e il coinvolgimento del mercato ha registrato un punteggio relativamente basso nell’indagine svolta. Come evidenziato in varie analisi dell’OCSE e nella Raccomandazione OCSE questa competenza è fondamentale per il raggiungimento dei risultati previsti da una gara, poiché la mancanza di una solida analisi e di un solido coinvolgimento del mercato spesso porta a degli appalti non ottimali. Inoltre, l’analisi e il coinvolgimento del mercato sono un prerequisito per molte pratiche avanzate di acquisti pubblici, tra cui gli acquisti strategici.
Altre competenze e soft skills
Meritano infine, un particolare rafforzamento quelle competenze che attengono per lo più alla fase di gestione del contratto, in particolare “risoluzione dei conflitti e mediazione”, “gestione del contratto” e “rendicontazione e valutazione”.
Per quanto riguarda le soft skills, i risultati indicano la necessità di rafforzare una serie di competenze specifiche per tutti i profili professionali degli appalti pubblici. In particolare, “gestione dei rischi e controllo interno”, ma anche “project management” e “pensiero analitico e critico”.
Il rafforzamento delle competenze in materia di gestione dei rischi e controllo interno apporterebbe un valore aggiunto significativo al processo di approvvigionamento, consentendo di gestire meglio i rischi a cui gli appalti sono esposti.
Allo stesso modo, forti competenze nella gestione dei progetti (project management) assicurano che gli appalti vengano completati entro tempi definiti. Infine, il pensiero analitico e critico è essenziale per analizzare e valutare le informazioni per portare a termine in modo efficace un processo di approvvigionamento.
Sarebbe utile ed opportuno prendere in considerazione la possibilità di istituire della formazione dedicata a queste soft skills. La formazione potrebbe essere composta sia da formazione classica ma anche da formazione “on-the-job”.
Azioni per migliorare l’uso di ProcurCompEU
l progetto pilota con ITACA e i soggetti aggregatori regionali è stato condotto con l’idea di un’ampia diffusione del quadro ProcurCompEU a livello nazionale, come indicato nella Strategia nazionale di professionalizzazione degli appalti. Pertanto, questo progetto ha fornito l’opportunità di raccogliere alcuni insegnamenti per la fase di utilizzo dello strumento.
Garantire una migliore definizione e comprensione dei vari ruoli all’interno della funzione acquisti potrebbe contribuire a una maggiore professionalizzazione
L’uso di ProcurCompEU potrebbe essere rafforzato da una migliore comprensione dei vari ruoli attivi all’interno della funzione acquisti (e dei corrispondenti profili professionali). , Potrebbe essere possibile adattare i profili professionali per riflettere al meglio le realtà della forza lavoro all’interno delle singole stazioni appaltanti.
Vari paesi dell’OCSE hanno definito i profili professionali legati agli appalti pubblici e sarebbe utile anche in ITALIA.
Le possibili 5 aree di attività dei buyer pubblici potrebbero comprendere:
il responsabile degli acquisti, l’acquirente, il consulente di ingegneria degli acquisti, il redattore di appalti pubblici e il fornitore/acquirente. L’obiettivo della famiglia professionale degli acquisti è quello di riconoscere l’intera funzione degli acquisti pubblici come un percorso di carriera distinto all’interno del settore pubblico.
Nel contesto italiano, i profili professionali potrebbero riflettere il ruolo del Responsabile Unico di Progetto (RUP). Attualmente, questa figura non compare nei profili professionali. La definizione dei profili professionali consente di comprendere i punti di forza e di debolezza specifici e pertanto di indirizzare meglio gli sforzi di professionalizzazione. Inoltre, la definizione dei ruoli e dei profili professionali favorisce una maggiore professionalizzazione della funzione degli appalti.
In particolare, genera una comprensione comune dei ruoli e delle responsabilità all’interno del procurement. Infine, una migliore comprensione dei profili professionali consente una strategia di formazione e aggiornamento più mirata, ad esempio concentrandosi sulle esigenze di specifici profili professionali.
L’utilizzo di livelli di competenza target per profilo professionale consentirebbe di indirizzare meglio gli sforzi formativi
Un altro elemento di ProcurCompEU, che potrebbe essere applicato nel contesto italiano, è l’uso di “livelli di competenza target” per ogni competenza. Questi livelli target dovrebbero essere adattati al profilo professionale, riflettendo così il livello di competenze atteso in base alla particolare funzione lavorativa.
La definizione dei livelli di target è certamente complessa, dato che può essere influenzato da una serie di parametri. Le aspettative sui livelli target possono variare a seconda della cultura organizzativa, del livello di competenze attuale, o di altri fattori.Di conseguenza, potrebbe essere difficile trovare un denominatore comune a livello nazionale. Inoltre, fissare livelli di target troppo ambiziosi può essere controproducente e danneggiare la motivazione del personale, mentre fissarli troppo bassi potrebbe non dare lo slancio necessario per richiedere investimenti nell’aggiornamento professionale.
Nonostante le sfide legate alla definizione dei livelli target, l’applicazione di questo elemento di ProcurCompEU porterebbe notevoli benefici.
Definendo le aspettative per un determinato livello di competenze o conoscenze da parte dei funzionari addetti agli acquisti a seconda del loro ruolo, è possibile concentrare gli sforzi formativi sulle competenze con le esigenze più significative (cioè con maggiori “gaps”).
Infatti, non è necessario che tutti i funzionari addetti agli acquisti abbiano gli stessi livelli di abilità in ogni competenza, e la definizione di livelli target consente un’analisi dettagliata basata sulle lacune. In base all’analisi dei gaps, si potrà andare a formare in modo mirato i profili professionali in base alle competenze di cui hanno maggiormente bisogno e/o mostrano le maggiori lacune.
Per ovviare alle difficolta di definizione dei livelli target, si potrebbe definire livelli target raccomandati, lasciando aperta la possibilità di adattare questa funzionalità agli utilizzatori.
